องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

 

       องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ ซึ่งเป็นระบบสนับสนุนการบริหารงาน การจัดการและการปฏิบัติการของบุคคล ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับกลุ่ม หรือระดับองค์กร ไม่ใช่มีเพียงเครื่องคอมพิวเตอร์เท่านั้น แต่ยังมีองค์ประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความสำเร็จของระบบอีก รวม 5 องค์ประกอบ คือ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศ

 

          1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องมือหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่ใช้งานในระบบสารสนเทศ เช่น อุปกรณ์สำนักงานและเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ โดยฮาร์ดแวร์ที่สำคัญที่สุดในระบบสารสนเทศ คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ ได้แก่ หน่วยรับข้อมูล หน่วยประมวลผลกลาง หน่วยความจำหลัก หน่วยความจำรอง และหน่วยแสดงผล

              1.1 หน่วยรับข้อมูล (Input Unit) ฮาร์ดแวร์ที่ทำหน้าที่ในหน่วยรับข้อมูล (Input Devices) การเลือกใช้อุปกรณ์รับข้อมูลจะขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูลโปรแกรมประยุกต์ที่ใช้งาน และความสะดวกในการใช้งาน อุปกรณ์รับข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ แป้นพิมพ์ (Keyboard) เมาส์ (Mouse) กล้องดิจิทัล (Digital Camera) สแกนเนอร์ (Scanner) และไมโครโฟน (Microphone)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

หน่วยรับข้อมูล

 

              1.2 หน่วยประมวลผลกลางหรือซีพียู (CPU: Central Processing Unit) ฮาร์ดแวร์ในหน่วยนี้มีลักษณะเป็นวงจรอิเล็กทรอนิกส์หรือชิป (Chip) ภายในจะประกอบไปด้วยทรานซิสเตอร์ (Transistor) และอุปกรณ์อื่นๆ รวมอยู่ด้วยกันจำนวนมากมายภายในคอมพิวเตอร์ โดยเครื่องคอมพิวเตอร์แบบเมนเฟรม (Mainframe) หรือซุปเปอร์คอมพิวเตอร์ (Supercomputer) จะเรียกซีพียูว่า โพรเซสเซอร์ (Processor) โดยในเครื่องคอมพิวเตอร์ประเภทนี้จะมีการใช้โพรเซสเซอร์หลายๆ ตัวเพื่อช่วยในการประมวลผล สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดเล็ก หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล หรือเครื่องพีซี (PC: Personal Computer) จะใช้ซีพียูเพียงหนึ่งตัว โดยจะเรียกซีพียูว่า ไมโครโพรเซสเซอร์ (Microprocessor) ปัจจุบันซีพียูที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายจะมีชื่อทางการค้าและคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปตามบริษัทที่ผลิต เช่น Pentium, Celeron , Core และ AMD

 

 

 

 

 

 

 

 

หน่วยประมวลผลกลาง

 

              1.3 หน่วยความจำหลัก (Main Memory) คือ วงจรอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้บันทึกโปรแกรมและข้อมูล จะทำงานควบคู่ไปกับหน่วยประมวลผลกลาง มีทั้งแบบที่บรรจุอยู่บนแผงวงจรหลักหรือเมนบอร์ด (mainboard) และแบบที่ติดตั้งแยกต่างหาก หน่วยความจำหลักที่รู้จักกันโดยทั่วไปมี 3 ประเภท คือ     แรม (Ram: Random Access Memory) รอม (Rom: Read-Only Memory) และซีมอส (CMOS: Complementary Metal-Oxide Semiconductor)

              1.4 หน่วยความจำสำรอง เป็นฮาร์ดแวร์หรืออุปกรณ์เก็บข้อมูลสำรอง (Secondary Storage Devices) มีทั้งแบบติดตั้งที่เครื่องคอมพิวเตอร์และเชื่อมต่อต่างหากกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ใช้สำหรับจัดเก็บโปรแกรมและข้อมูลเพื่อใช้ในการประมวลผล โดยสามารถจัดเก็บไว้โดยไม่ต้องมีกระแสไฟฟ้าหล่อเลี้ยง อุปกรณืจัดเก็บข้อมูลสำรองที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ ฮาร์ดดิสก์ (Hard Disk) แผ่นคอมแพคดิสก์หรือแผ่นซีดี (CD: Compact Disk) แผ่นดีวีดี (DVD: Digital Versatile Disk) และยูเอสบีแฟลชไดรฟ์ (USB Flash Drive)

             1.5 หน่วยแสดงผล (Output Unit) ทำหน้าที่แสดงผลที่ได้จากการประมวลผลข้อมูล ซึ่งอาจแสดงในรูปของการพิมพ์รายงานด้วยเครื่องพิมพ์ การแสดงผลทางจอภาพ และการแสดงผลในรูปของเสียงและวีดีโอ ฮาร์ดแวร์หรืออุปกรณ์ในหน่วยแสดงผล (Output Devices) ที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย ได้แก่ เครื่องพิมพ์ (Printer) และจอภาพ (Monitor)

 

           2. ซอฟต์แวร์ (Software) ซึ่งทำหน้าที่ควบคุมให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานให้ได้ตามผลลัพธ์ที่ต้องการ ซอฟต์แวร์จะถูกเขียนขึ้นด้วยภาษาต่างๆ การเลือกใช้ซอฟแวร์ที่เหมาะสมกับงานจะช่วยให้การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเกิดประสิทธิภาพได้อย่างสูงสุด ซอฟต์แวร์แบ่งเป็น 2 ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์ ในการทำงานใดๆ ผู้ใช้จะต้องใช้ทั้งซอฟต์แวร์ระบบและซอฟแวร์ประยุกต์เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ปฏิบัติงานตามความต้องการ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 ตัวอย่างซอฟต์แวร์

 

                 2.1 ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) เป็นโปรแกรมหรือคำสั่งที่ทำหน้าที่ควบคุมการปฏิบัติงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ ที่เชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ นอกจากนั้นยังทำหน้าที่ติดต่อระหว่างผู้ใช้ โปรแกรมประยุกต์ และฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ระบบจำแนกเป็น 2 ประเภท คือ ระบบปฏิบัติการและโปรแกรมอรรถประโยชน์

                        + ระบบปฏิบัติการ (OS: Operating System) เป็นชุดคำสั่งที่ทำหน้าที่เป็นสื่อกลางของกิจกรรมต่างๆ ระหว่างโปรแกรมประยุกต์ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และผู้ใช้ ตัวอย่างระบบปฏิบัติการณ์ ได้แก่ ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการลินุกซ์ ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ และระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เช่น Windows 98, Windows ME และ Windows XP เมื่อผู้ใช้เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการจะถูกเรียกจากฮาร์ดดิสก์ไปไว้ที่หน่วยความจำหลัก แล้วจึงให้ผู้ใช้สื่อสารกับคอมพิวเตอร์และโปรแกรมอื่นๆ ได้

                        + โปรแกรมอรรถประโยชน์ (Utility Program) เป็นซอฟต์แวร์ระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรม และอุปกรณ์ต่างๆ ทำหน้าที่ดูแลความปลอดภัยและเสถียรภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างโปรแกรมอรรถประโยชน์ เช่น โปรแกรมสำรองข้อมูลที่สำคัญในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมจัดระเบียบข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ โปรแกรมตรวจสอบไวรัส และโปรแกรมบีบอัดข้อมูล โปรแกรมอรรถประโยชน์เหล่านี้หลายโปรแกรมจะติดตั้งพร้อมกับระบบปฏิบัติการวินโดวส์

 

                  2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งถ้าโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะด้านขององค์กรใดองค์กรหนึ่ง จะเรียกซอฟต์แวร์ประเภทนี้ว่า ซอฟต์แวร์เฉพาะงาน ซึ่งข้อดีของโปรแกรมชนิดนี้คือ สามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพตามความประสงค์ของหน่วยงาน แต่ข้อเสียคือซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะใช้เวลาในการพัฒนานานและค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ด้วยเหตุผลดังกล่าวจึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมสำหรับงานทั่วๆไปที่เรียกว่า โปรแกรมสำเร็จรูป ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่ผู้ใช้สามารถซื้อไปประยุกต์ใช้งานได้ทันที ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่นิยมใช้สำหรับงานทั่วไป สามารถแบ่งตามประเภทของงานได้ดังนี้

                        + โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Process) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้าง แก้ไข จัดรูปแบบ ตลอดจนจัดพิมพ์งานเอกสารให้อยู่ในรูปของรายงาน จดหมาย หนังสือ บทความ และสิ่งพิมพ์อื่นๆ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือช่วยตรวจตัวสะกดและไวยากรณ์ ช่วยจัดย่อหน้าในการพิมพ์ จัดระยะห่างขอบบรรทัด ใส่รูปภาพจากแหล่งอื่นๆ ตาราง อักษรศิลป์ อีกทั้งยังสามารถนำข้อมูลชนิดที่เป็นตารางมาแปลงให้เป็นข้อความได้อีกด้วย นับได้ว่าเป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้เป็นอย่างมาก โปรแกรมประมวลผลคำที่ใช้ในปัจจุบันได้แก่ Microsoft Word , WordPerfect และ Lotus Word Pro

                        + โปรแกรมด้านการคำนวณ (Spreadsheet) มีลักษณะเป็นกระดาษทำการที่ประกอบไปด้วยช่องตาราง หรือที่เรียกว่า เซลล์ เรียงตามแถวและคอลัมน์ ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร ตัวเลข และสูตรการคำนวณต่างๆ ความสามารถของโปรแกรมการคำนวณนี้ยังช่วยให้ผู้ใช้ลดขั้นตอนในการคำนวณต่างๆ ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล เช่น เมื่อมีการคำนวณผลในตารางเรียบร้อยแล้ว แต่ภายหลังพบว่าต้องแก้ไขตัวเลข ผู้ใช้ก็พิมพ์ตัวเลขที่ต้องการแก้ไขลงในตารางได้ทันทีโดยไม่ต้องไปคำนวณผลใหม่อีก เนื่องจากโปรแกรมจะปรับผลลัพธ์ให้โดยอัตโนมัติ ลักษณะงานที่ใช้ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ เช่น งานบัญชีที่มีการคำนวณงบกำไร – ขาดทุน และการจัดทำกราฟสถิติ ตัวอย่างโปรแกรมด้านการคำนวณที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Excel , Lotus 1-2-3 และQuatto Pro

                        + โปรแกรมการนำเสนอข้อมูล (Presentation) ใช้สำหรับสร้างเอกสารในรูปแบบแผ่นสไลด์ เหมาะสำหรับงานนำเสนอหลายรูปแบบ เช่น การนำเสนอข้อมูลในที่ประชุมการอบรม – สัมมนา หรือการบรรยายในการเรียนการสอน ด้วยความสามารถของโปรแกรมที่มีเทคนิคการนำเสนอที่ตื่นเต้นเร้าใจ ทำให้เกิดความดึงดูดใจในการนำเสนอด้วยภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว การนำเสนอผังองค์กร หรือกราฟสถิติต่างๆ ซึ่งมีการออกแบบพื้นหลังที่สวยงาม ตัวอย่างโปรแกรมการนำเสนอข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft PowerPoint และ Freelance Graphics

                        + โปรแกรมการจัดการฐานข้อมูล (Database) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างฐานข้อมูลเพื่อนำไปจัดเก็บให้สามารถจัดการข้อมูลได้ เช่น เพิ่ม ลบ แก้ไข และการค้นหาข้อมูลตามเงื่อนไชที่กำหนดไว้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว มีตัวช่วยสร้างออกแบบฟอร์มสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้สามารถบันทึกข้อมูลได้ทางหน้าต่างฟอร์ม และนำข้อมูลไปเก็บไว้ในฐานข้อมูล สามารถประยุกต์เป็นโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลอื่นๆ เช่น การจัดเก็บสินค้าคงคลัง ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลบุคลากร ตัวอย่างโปรแกรมการจัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Excess และ FoxPro

                        + โปรแกรมด้านงานพิมพ์ (Desktop Publishing) เป็นโปรแกรมสำหรับช่วยผลิตงานสิ่งพิมพ์ต่างๆ เช่น แผ่นพับ ใบปลิว จดหมายข่าว บัตรเชิญ และนามบัตร จุดเด่นของโปรแกรมด้านงานพิมพ์นี้คือ ตัวช่วยสร้าง ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบงานสิ่งพิมพ์ได้อย่างสวยงามด้วยรูปแบบและรายการสิ่งพิมพ์ที่หลากหลาย ผู้ใช้สามารถเลือกใช้ได้ตามความต้องการด้วยวิธีที่สะดวก รวดเร็ว และมีคุณภาพสูง ตัวอย่างโปรแกรมด้านงานพิมพ์ที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Microsoft Publisher และ Adobe PageMaker

                        + โปรแกรมกราฟิก (Graphics) เป็นโปรแกรมสำหรับสร้างงานและการออกแบบงานกราฟิกต่างๆ ช่วยเปลี่ยนแปลงภาพวาดธรรมดาให้เป็นภาพวาดที่สวยงามด้วยเครื่องมือช่วย ซึ่งมีลักษณะคล้ายอุปกรณ์การตกแต่งภาพต่างๆ ที่เลียนแบบเครื่องมือสำหรับการออกแบบของจริง ผู้ใช้ควรมีความชำนาญในการใช้เครื่องมือผนวกกับเทคนิควิธีทางศิลปะ ตัวอย่างโปรแกรมกราฟิกที่นิยมใช้ในปัจจุบัน เช่น Adobe Photoshop , Microsoft Paint , และ CorelDraw

                3. บุคลากรในระบบสารสนเทศ (Peopleware) คือ บุคคลที่ปฏิบัติงานในด้านคอมพิวเตอร์ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ โดยบุคลากรในระบบสารสนเทศแบ่งได้ 4 ระดับ คือ นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่อง และผู้ใช้

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

บุคลากร

 

                      3.1 นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst) คือ ผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือระบบสารสนเทศที่ต้องการ โดยศึกษาปัญหาที่เคยเกิดขึ้นในระบบสารสนเทศ ตลอดจนหาแนวทางในการแก้ไขและปรับปรุงจากระบบสารสนเทศเดิมให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น บางครั้งอาจมีการออกแบบและสร้างระบบสารสนเทศใหม่ เมื่อเสร็จแล้วจะนำระบบสารสนเทศเดิมที่ได้รับการแก้ไขแล้วหรือระบบสารสนเทศใหม่ส่งให้โปรแกรมเมอร์เพื่อเขียนโปรแกรมตามที่ออกแบบไว้ต่อไป หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบนอกจากแก้ไขหรือสร้างระบบสารสนเทศแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจำเป็นต้องประสานงานกับโปรแกรมเมอร์ เพื่อให้โปรแกรมเมอร์สร้างงานได้ตรงตามกับที่นักวิเคราะห์ระบบออกแบบไว้มากที่สุด ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบที่ดีจึงควรมีความรู้หรือความสามารถด้านต่างๆ ดังนี้                    ฮาร์ดแวร์ เพื่อให้ความเห็นและเลือกอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ได้เหมาะสมกับงาน   ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรม บางครั้งการระบุคำสั่งหรือโปรแกรมที่ถูกต้องจะช่วยให้ได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องตรงตามความต้องการมากยิ่งขึ้น ดังนั้นจึงจำเป็นที่จะต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับโปรแกรมนั้นๆ แก่โปรแกรมเมอร์                           

                      ระบบข้อมูลและข้อสนเทศ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบระบบ เพื่อให้ได้ข้อสนเทศหรือระบบข้อมูลที่มีประโยชน์ต่อหน่วยงาน ดังนั้นจึงต้องทราบถึงหลักการและวิธีการออกแบบด้วย

 

                      นักวิเคราะห์แบ่งเป็น 2 ประเภท ดังนี้

                      + นักวิเคราะห์ระบบที่เป็นบุคลากรในองค์กร (Staff employee within the organization) คือ เจ้าหน้าที่ที่ได้รับการว่าจ้างมาให้ปฏิบัติงานประจำในหน่วยงานนั้นๆ เพื่อทำหน้าที่วิเคราะห์ระบบสารสนเทศและออกแบบสารสนเทศใหม่ๆ ให้กับหน่วยงานนั้นๆ โดยเฉพาะ

                      + นักวิเคราะห์ระบบที่เป็นที่ปรึกษาจากภายนอก (Outside or external consultant) คือ บุคคลที่หน่วยงานได้ว่าจ้างมาเพื่อสร้างหรือปรับปรุงงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งอาจจะว่าจ้างมาเพื่อให้คำปรึกษา ให้ข้อแนะนำหรือข้อเสนอแก่ผู้บริหาร บางครั้งอาจทำหน้าที่ประเมินความต้องการของหน่วยงานด้วย

 

                     3.2 โปรแกรมเมอร์ (Programmer) คือ ผู้ที่ทำหน้าที่รับระบบสารสนเทศจากนักวิเคราะห์ระบบที่ได้จัดทำไว้มาเขียนหรือสร้างให้เป็นโปรแกรม เพื่อสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ทำงานได้ผลลัพธ์ตามที่ออกแบบมา บุคลากรที่อยู่ในฝ่ายนี้ควรมีความเชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ที่สามารถผลิตโมดูล (Modules) การทำงานเพื่อสั่งการให้คอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยผู้ที่จะเป็นโปรแกรมเมอร์ได้ดีนั้นจะต้องเป็นคนที่มีวินัยในตนเอง เชื่อฟังคำสั่งของหัวหน้าหน่วยงานหรือเจ้านาย และต้องปฏิบัติตามแผนงานที่นักวิเคราะห์ระบบได้ออกแบบไว้ เพื่อจะทำให้งานที่ได้เป็นไปอย่างมีระบบ ระเบียบ และถูกต้องนั่นเอง โปรแกรมเมอร์แบ่งออกเป็น 2 ระดับ ได้แก่ โปรแกรมเมอร์ระดับต้น (Junior Programmer) และโปรแกรมเมอร์ระดับอาวุโส (Senior Programmer) ในหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่บางแห่งอาจแบ่งเป็นโปรแกรมเมอร์เป็นกลุ่มๆ ดังนี้

                      + โปรแกรมเมอร์ด้านระบบ (System Programmer) ทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุง และแก้ไขเกี่ยวกับโปรแกรมระบบ รวมไปถึงการจัดการ การดูแล และการตรวจสอบให้โปรแกรมของระบบและโปรแกรมประยุกต์สามารถใช้งานได้ร่วมกัน

                      + โปรแกรมเมอร์ด้านโปรแกรมประยุกต์ (Application Programmer) ทำหน้าที่เขียนโปรแกรมเฉพาะงาน โดยมุ่งเน้นให้โปรแกรมนั้นเหมาะสมและตรงกับความต้องการของหน่วยงานนั้นๆ มากที่สุด

                      + โปรแกรมเมอร์ด้านการดูแลโปรแกรม (Maintenance Programmer) ทำหน้าที่ดูแลและรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับโปรแกรม และโปรแกรมที่ผ่านการทดสอบหรือโปรแกรมที่ใช้งานได้แล้ว

                     3.3 เจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่อง (Operator) คือ ฝ่ายที่ทำหน้าที่ติดตั้งโปรแกรมคอมพิวเตอร์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้งานได้ตรงตามความต้องการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะให้บริการทางด้านการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ ควบคุมการทำงาน และดูแลรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ทำงานตามระบบที่ฝ่ายโปรแกรมเมอร์ผลิตขึ้นมา

                     3.4 ผู้ใช้ (User) เป็นผู้ใช้งานระบบสารสนเทศโดยตรง ผู้ใช้ระบบสารสนเทศที่ดีจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ที่ใช้ ซึ่งอาจได้รับความรู้เบื้องต้นจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายปฏิบัติงานเครื่อง เนื่องจากผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศนั้นขึ้นอยู่กับการใช้งานของผู้ใช้ระบบสารสนเทศด้วยเช่นกัน

 

                 4.ข้อมูล (Data) นับได้ว่าเป็นองค์ประกอบที่สำคัญส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศ ในชีวิตประจำวันเราจะพบว่ามีการบันทึกข้อมูลเพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในภายหลังอยู่เสมอ เช่น การบันทึกข้อมูลนักเรียน การบันทึกการขายสินค้า และการบันทึกข้อมูลการใช้โทรศัพท์ โดยทั่วไปข้อมูลมักใช้ควบคู่กับคำว่า สารสนเทศ (Information) อยู่เสมอ ดังนั้นในระบบสารสนเทศใดๆ ก็ตามต้องใช้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศในกระบวนการทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

กระบวนการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

 

                   คุณภาพของผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศจะดีหรือไม่นั้น ส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลและสารสนเทศที่ใช้ด้วย ข้อมูลและสารสนเทศที่ดีนั้นจะต้องมีคุณสมบัติดังนี้  

                        + ด้านเนื้อหา มีความถูกต้อง เที่ยงตรง กะทัดรัด รัดกุม สัมพันธ์กับสิ่งที่ต้องการ มีความสมบูรณ์ น่าเชื่อถือ และสามารถตรวจสอบได้ 

                        + ด้านกระบวนการ มีความสามารถในการเข้าถึงข้อมูล ตรงความต้องการ มีการเชื่อมโยงที่ถูกต้อง และมีความปลอดภัยในการใช้งาน   

                        + ด้านเวลา มีความเป็นปัจจุบัน มีระยะเวลาในช่วงที่ต้องการทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคตที่คาดว่าจะมี และสามารถเรียกใช้ได้ทันเวลา        

                        + ด้านรูปแบบ มีความชัดเจน เข้าใจง่าย มีระดับการนำเสนอรายละเอียดที่เหมาะสม น่าสนใจ มีความยืดหยุ่น และกระบวนการผลิตต้องประหยัด

 

                   การนำเสนอข้อมูลและสารสนเทศมาใช้ในระบบสารสนเทศมีระดับของโครงสร้างของข้อมูล (Data Structure) แตกต่างกัน สามารถเรียงลำดับจาดขนาดของข้อมูลที่เล็กที่สุด ไปสู่ขนาดของข้อมูลที่ใหญ่ที่สุดได้ดังนี้

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                      

                5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน คือ ขั้นตอนการทำงานเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ โดยมีกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศแบ่งเป็น 4 ขั้นตอนหลัก คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ การประมวลผลข้อมูล การแสดงผล และการจัดเก็บข้อมูล

 

                 องค์ประกอบของระบบสารสนเทศในส่วนนี้ จัดเป็นกระบวนการที่นำเอาทุกส่วนมาปฏิบัติร่วมกันด้วยการวิเคราะห์และออกแบบระบบสารสนเทศที่เหมาะสม และตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด เรียกว่า วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC: System Development Life Cycle) ซึ่งจะแสดงกิจกรรมต่างๆ ภายในระบบสารสนเทศที่ต้องการ โดยเป็นการวิเคราะห์เชิงโครงสร้าง (Structured Analysis) ซึ่งสามารถแบ่งเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ 6 ขั้นตอน คือ การวางแผนระบบ การวิเคราะห์ระบบ การออกแบบระบบ การพัฒนาระบบ การติดตั้งระบบ การดูแลรักษาระบบ