ระบบสารสนเทศเป็นการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารจำนวนมาก การทำงานในรูปแบบการทำด้วยมือ (Manual) จะต้องใช้เวลาในการประมวลผลนาน และขาดความน่าเชื่อถือ ต่อมาจึงมีการพัฒนาระบบสารสนเทศด้วยการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในรูปแบบระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ ส่งผลให้ทำงานได้รวดเร็ว และสารสนเทศที่ได้ก็มีความถูกต้องมากขึ้น ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในปัจจุบัน ได้แก่ การยืม การคืนหนังสือในห้องสมุด การเก็บรวบรวมรายชื่อหนังสือ และการทำบัตรรายการ

 

          ระบบสารสนเทศเป็นการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลและสารสนเทศอย่างเป็นลำดับขั้นตอนจนทำให้เกิดระบบสารสนเทศขึ้น ข้อมูล สารสนเทศ และระบบสารสนเทศมีความหมาย ดังนี้

 

 

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       

 

 

 

 

 

 

 

        ระบบสารสนเทศมีกระบวนการทำงาน และลักษณะของระบบสารสนเทศที่ดีดังนี้

 

กระบวนการทำงาน

         

        ระบบสารสนเทศประกอบด้วยกระบวนการทำงานหลักๆ ดังต่อไปนี้

 

          1. การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นการนำข้อมูลดิบ (Data) ที่ได้จากการเก็บรวบรวมเข้าสู่ระบบ เพื่อนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศ เช่น บันทึกรายการขายรายวัน บันทึกคะแนนเก็บของนักเรียน และจำนวนนักเรียนที่ศึกษาในระดับชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 4

          2. การประมวลผลข้อมูล (Process) เป็นการคิดคำนวณ หรือดัดแปลงข้อมูลดิบให้เป็นสารสนเทศ อาจทำได้ด้วยเรียงลำดับ การคำนวณ การจัดรูปแบบ และการเปรียบเทียบ ตัวอย่างการประมวลผล เช่น การคำนวณรายได้ของผู้ปกครอง การนับจำนวนวันหยุดข้าราชการบนปฏิทิน และการหาค่าเฉลี่ยความสูงของนักเรียนทั้งห้องเรียน

          3. การแสดงผล (Output) เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลมาแสดงในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องการ เพื่อส่งเสริมหรือช่วยในการตัดสินใจ

          4. การจัดเก็บข้อมูล (Storage) เป็นการจัดเก็บข้อมูลดิบหรือสารสนเทศทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศ เนื่องจากการนำข้อมูลดิบเข้าสู่ระบบมีการจัดเก็บจนถึงระยะเวลาหนึ่งแล้วจึงนำไปประมวลผล หรือสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลก็ต้องจัดเก็บเพื่อนำไปเปรียบเทียบกับสารสนเทศที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยวัตถุประสงค์หลักของการจัดเก็บคือ เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ในอนาคตนั่นเอง

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

แผนผังกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศ

 

 

ลักษณะของสารสนเทศที่ดี

 

 

          จากตัวอย่างของระบบสารสนเทศจะเห็นได้ว่า สารสนเทศที่ได้จากระบบสารเทศมีหลากหลายรูปแบบ ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ดีจึงต้องพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

 

          1. เชื่อถือได้ (Reliable) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเชื่อถือได้ โดยพิจารณาจาก

              + ความถูกต้องแม่นยำ (Accurate) ระบบสารสนเทศต้องมีการประมวลผลข้อมูลได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้องแม่นยำ กล่าวคือ เมื่อคำนวณด้วยวิธีเดิมหลายๆครั้ง จะต้องได้ผลลัพธ์เท่าเดิมทุกครั้ง

              + ความสมบูรณ์ครบถ้วน (Complete) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีฟังก์ชันการทำงานครบถ้วน เพื่อตอบสนองความต้องการใช้งานของผู้ใช้ระบบได้มากที่สุด

          2. เข้าใจง่าย (Simple) ระบบสารสนเทศที่ดีต้องใช้งานง่าย ใช้เวลาในการใช้งานไม่นาน

          3. ทันต่อเวลา (Timely) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศให้ทันต่อเหตุการณ์ มีระยะเวลาในการรอคอยไม่นาน

          4. คุ้มราคา (Economical) ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้งานต้องให้ผลตอบแทนคุ้มค่ากับการลงทุน

          5. ตรวจสอบได้ (Verifiable) ระบบสารสนเทศต้องสามารถตรวจสอบผลลัพธ์จากการประมวลผลได้ว่า ผลลัพธ์นั้นหามาได้อย่างไร

          6. ยืดหยุ่น (Flexible) ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับเหตุการณ์ปัจจุบันได้ เช่น เมื่อมีการเปลี่ยนกฎหมายให้เพิ่มภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบบสารสนเทศต้องสามารถปรับเปลี่ยนให้ถูกต้องตรงตามกฎหมาย หรือสามารถขยายขีดความสามารถให้รองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้

          7. สอดคล้องกับความต้องการ (Relevant) ระบบสารสนเทศต้องผลิตสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำงาน สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้

          8. สะดวกในการเข้าถึง (Accessible) ระบบสารสนเทศต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย

          9. ปลอดภัย (Secure) ระบบสารสนเทศต้องมีระบบรักษาความปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต ต้องมีแผนการสำรองข้อมูลและกู้คืนข้อมูลที่อาจเกิดความเสียหายจากการใช้งานได้